TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LA ZONA TRANSACCIONAL PORTAL EMPLEADORES COLFONDOS S.A. PENSIONES Y CESANTÍAS.

En Colfondos S.A. Pensiones y Cesantías (en adelante “Colfondos”) trabajamos todos los días para brindar a nuestros clientes en adelante “empleadores” un mejor servicio, es por esto que a través de nuestra Zona Transaccional Portal Empleadores podrán realizar consultas y trámites relacionados con sus productos, de manera fácil, rápida y segura. 

Le pedimos que lea cuidadosamente los siguientes Términos y Condiciones de Uso, ya que por el simple uso o acceso a nuestra Zona Transaccional Portal Empleadores, se entenderá que acepta y acuerda someterse en los términos y condiciones que aquí se describen. En el caso de que no esté de acuerdo con los Términos y Condiciones de Uso deberá abstenerse de utilizar nuestra Zona Transaccional.

ACTIVACIÓN DEL SUPERUSUARIO Y CLAVE SEGURA

La activación del superusuario y clave segura para la Zona Transaccional Portal Empleadores de Colfondos, se producirá cuando el empleador, por intermedio de sus representantes o colaboradores: (i) Efectúe la solicitud de activación de usuario y clave segura a través de nuestro sitio web www.colfondos.com.co, siguiendo los pasos expuestos en el Manual de Uso del Portal Empleadores[1]; (ii) Culmine satisfactoriamente el proceso de validación de identidad de la empresa ingresando los datos y adjuntando los documentos solicitados debidamente firmados por el representante legal; si el empleador no cumple con las condiciones mínimas exigidas, ni el plazo expuesto en el Manual de Uso del Portal Empleadores para atender el procedimiento de activación del usuario y la clave en el sistema, Colfondos se reservará el derecho de rechazar la solicitud realizada por el empleador, hasta tanto no cumpla con los requisitos establecidos y deberá nuevamente realizar la solicitud desde el principio.

Una vez se cumplan con los requisitos y se hayan validado los documentos recibidos, nos estaremos contactando con el representante legal del empleador con el fin de verificar la información que se registró y así poder dar el aval de creación del superusuario de la Zona Transaccional Portal Empleadores, el cual tiene la facultad de administración de la cuenta de la siguiente manera: (i) Crear cuentas adicionales a terceros autorizados por el superusuario; (iii) Elegir el tiempo de expiración de la contraseña de la cuenta; (iv) Generar la activación de informe de acceso a la cuenta; (v) Configuración de una IP fija; entre otras facultades.

Condiciones de uso de la(s) Clave(s)

Colfondos ha adoptado medidas de seguridad para proteger la información contenida en nuestra Zona Transaccional Portal Empleadores, de situaciones como pérdida, suplantación, mal uso o alteración, sin embargo, el empleador reconoce y acepta que las medidas de seguridad en internet no son inexpugnables.

De acuerdo con la Ley 1328 del 2009, es responsabilidad de los consumidores financieros, como lo es el empleador, observar las instrucciones y recomendaciones que impartan las entidades financieras sobre el manejo de sus productos y/o servicios. Dado lo anterior, a continuación, podrá encontrar algunas recomendaciones de seguridad que deben ser acatadas por el empleador para el correcto uso de la Zona Transaccional Portal Empleadores.

• La clave segura es de uso exclusivo del empleador registrado en la Zona Transaccional Portal Empleadores; la cual debe ser cambiada periódicamente.
• El empleador, tendrá la potestad de transferir o comunicar la clave segura a sus colaboradores o terceros que este mismo autorice, siempre y cuando sea bajo su responsabilidad tomar las medidas pertinentes sobre los medios utilizados para ello.  
• El empleador, deberá restringir el acceso de terceros autorizados o colaboradores de su organización a la Zona Transaccional Portal Empleadores.
• El empleador, deberá restringir el número de equipos tecnológicos para el acceso a la Zona Transaccional.
• Deberá instalar softwares que analicen las vulnerabilidades que se presenten al momento de utilizar la Zona Transaccional.
• Recuerde activar el informe de control de accesos de los usuarios habilitados por el “Superusuario”.
• Cuando el empleador o los terceros autorizados accedan a la Zona Transaccional, recuerde proteger la clave, de tal modo que debe estar conectado a redes seguras.
• El ingreso a la zona transaccional Portal Empleadores de Colfondos, siempre será digitando la página web www.colfondos.com.co , nunca deberá ingresar desde enlaces, buscadores, y/o correos externos y extraños, ya que pueden llevarlo a sitios fraudulentos.
• Recuerde que no debe abandonar los equipos de cómputo autorizados para el acceso a la Zona Transaccional Portal Empleadores, mientras esta se encuentre abierta o en uso.
• Recuerde que Colfondos, nunca envía a su correo electrónico registrado, enlaces que lo lleven a operaciones donde le soliciten su clave. Si recibe un mensaje con estas características, bórrelo inmediatamente e infórmenos a través de nuestros canales de atención.
• Ingrese a la Zona Transaccional Portal Empleadores de Colfondos únicamente desde un computador donde pueda realizar sus transacciones de manera segura, como redes de conexión wifi privadas. Los computadores ubicados en lugares públicos y no de uso personal como café internet, universidades, bibliotecas, entre otros, pueden ser vulnerados por terceros inescrupulosos para cometer suplantaciones, robo de información o de datos personales. Los delincuentes usualmente suelen instalar programas que permiten capturar la información que está ingresando o verificando, la cual es enviada a una dirección de correo electrónico creada por ellos, de tal manera que puedan conocer tanto su usuario como contraseña y poder ingresar a su cuenta y realizar transacciones fraudulentas.
• Mantenga actualizado su computador o dispositivos de acceso  autorizados a nuestra Zona Transaccional Portal Empleadores con antivirus, antispyware, firewall personal y actualizaciones del sistema operativo que requiera el dispositivo, con el fin de protegerse de programas maliciosos que puedan adulterar o robar la información personal.
• Reporte inmediatamente a nuestros canales de contacto sobre accesos, adulteraciones, modificaciones, o transacciones no autorizadas.
• A usted en calidad de empleador le asiste un deber de diligencia en la atención de estas recomendaciones, lineamientos e instrucciones, así como el uso y custodia de sus claves, en el entendido que los terceros autorizados por usted, deben también acatar, cumplir y seguir las recomendaciones expuestas.
• Habilite la opción de caducidad de clave segura, por lo menos 1 vez cada trimestre, a través de la Zona Transaccional Portal Empleadores y por medio de redes de wifi seguras y privadas.

SERVICIOS DE LA ZONA TRANSACCIONAL

Consideraciones y declaraciones previas

1. El empleador por medio de sus representantes, colaboradores y terceros autorizados declara y acepta que es bajo su entera responsabilidad el acceso a los servicios ofrecidos por Colfondos dentro de la Zona Transaccional Portal Empleadores, así como que las transacciones u operaciones que se realicen bajo su clave segura, secreta e intransferible a terceros no autorizados, se encuentran bajo su entera responsabilidad. En virtud de lo anterior, para todos los efectos, las transacciones u operaciones que se realicen con la clave segura del empleador o sus terceros autorizados, se entenderán realizadas por éste y el empleador las asume y autoriza como suyas, exonerando a Colfondos de cualquier responsabilidad por la realización de dichas transacciones, en los eventos en los cuales las operaciones realizadas con la clave segura, secreta e intransferible a terceros no autorizados del empleador, se realicen en virtud de actuaciones o conductas que permitan evidenciar y concluir un manejo inadecuado de la clave segura, secreta e intransferible por parte del empleador.

2. El empleador por medio de sus representantes, colaboradores y terceros autorizados declara que conoce y acepta bajo su entera responsabilidad, que el uso  de Internet no es del todo seguro, ya que existen diversos mecanismos diseñados para obtener información y suplantar usuarios, por lo cual se compromete a mantener actualizado el equipo de cómputo, el navegador de internet y el antivirus de los dispositivos tecnológicos autorizados que utilice en sus transacciones, con el fin de evitar el contagio de virus informáticos a través de Internet, así como de implementar las medidas de seguridad necesarias para evitar amenazas como Troyanos, Keylogger, Spam y cualquier otro tipo de riesgos que utilicen como medio el Internet.

3. El empleador por medio de sus representantes, colaboradores y terceros autorizados declara conocer, comprender y aceptar los lineamientos establecidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Colfondos, la cual podrá consultar en www.colfondos.com.co

4. El empleador por medio de sus representantes, colaboradores y terceros autorizados declara, conoce y acepta expresamente que Colfondos no será responsable de los daños y perjuicios que se le pudieran causar si, por caso fortuito, fuerza mayor o por cualquier otro acontecimiento o circunstancia inevitable no imputable a Colfondos, el empleador no pudiera hacer uso del servicio o realizar alguna de las operaciones que se puedan ejecutar dentro de la Zona Transaccional Portal Empleadores.

5. El empleador por medio de sus representantes, colaboradores y terceros autorizados declara, conoce y acepta expresamente que Colfondos no será responsable de dar a conocer a los terceros autorizados por el empleador, los lineamientos expresados en los Términos y Condiciones para el uso de la Zona Transaccional Portal Empleadores.

6. El empleador por medio de sus representantes, colaboradores y terceros autorizados declara que: (i) Los fondos objeto de uso de la Zona Transaccional Portal Empleadores, provienen de actividades lícitas; (ii) No efectuará transacciones destinadas a actividades ilícitas; (iii) No realizará transacciones a favor de personas naturales o jurídicas relacionadas con dichas actividades.

Servicios de la Zona Transaccional Portal Empleadores

El empleador a través de la Zona Transaccional Portal Empleadores de Colfondos podrá realizar de manera fácil y rápida, los siguientes trámites:

Para los productos de Pensión Obligatoria podrá:

• Generar consultas sobre el detalle de la planilla de Pensiones Obligatorias.
• Consultar la planilla unificada de Pensiones Obligatorias.
• Consultar cuáles afiliados se encuentran activos en Pensión Obligatoria.
• Consultar cuáles son los afiliados inactivos en Pensión Obligatoria.
• Consultar el valor de la unidad de Pensiones Obligatorias.
• Consultar cuáles son los nuevos afiliados a Pensiones Obligatorias.
• Permitir la consulta de la rentabilidad en las Pensiones Obligatorias.
• Consultar y descargar certificados de aportes de Pensiones Obligatorias.
• Consultar y descargar certificados de afiliación de Pensiones Obligatorias.
• Consultar y descargar certificados de saldos de Pensiones Obligatorias.
• Permite ver el estado de la deuda en Pensiones Obligatorias.
• Generar la depuración de la deuda real, deuda presunta, rezagos, pagos en exceso.
• Permite generar la proyección y pago de deuda a través del sistema de PSE.

Para productos de Pensión Voluntaria el empleador podrá:

• Consultar cuáles afiliados se encuentran activos en el producto de Pensión Voluntaria.
• Permitir la consulta del valor de la unidad de Pensiones Voluntarias.
• Verificar y consultar la rentabilidad del fondo de Pensiones Voluntarias.
• Consultar de manera resumida y detallada, los planes institucionales de Pensiones Voluntarias, de manera tal que permite ver los saldos específicos y al detalle de cada partícipe en el convenio.
• Consultar y descargar los certificados de afiliaciones de Pensiones Voluntarias.
• Consultar y descargar los certificados de saldos de Pensiones Voluntarias.
• Generar la autoliquidación de Pensiones Voluntarias, arrojando las planillas y volantes de pago para el recaudo de las mismas o permitiendo el pago electrónico a través de PSE.

Para el producto de Cesantías el empleador podrá:

• Generar consulta de la planilla de Cesantías.
• Permite la consulta de afiliados activos e inactivos en el producto de Cesantías.
• Consultar el valor de la unidad de Cesantías.
• Generar la consulta de la rentabilidad del producto de Cesantías.
• Consultar y descargar el certificado de aportes de Cesantías.
• Consultar y descargar el certificado de afiliación de Cesantías.
• Consultar y descargar el certificado de saldo de Cesantías.
• Generar la autoliquidación de Cesantías, arrojando las planillas y volantes de pago para el recaudo de la misma.
• Grabar las solicitudes de retiro de Cesantías efectuadas por sus colaboradores.
• Aprobar las solicitudes de retiro de Cesantías efectuadas por sus colaboradores.
• Rechazar las solicitudes de retiro de Cesantías efectuadas por sus colaboradores.
• Consultar las solicitudes de retiro de cesantías efectuadas por sus colaboradores.

TASAS, RETENCIONES, IMPUESTOS, GRAVAMENES DE COMISIONES QUE AFECTEN LAS TRANSACCIONES

El empleador por medio de sus representantes, colaboradores y terceros autorizados, de manera consciente comprende y asume el pago o cobro de toda tasa, contribución, impuesto o gravamen actualmente vigente o futuro, originado de las operaciones realizadas referentes a los servicios que presta Colfondos dentro de su Zona Transaccional Portal Empleadores, lo anterior conforme a las disposiciones legales vigentes.

REGLAS DE SEGURIDAD DE LA ZONA TRANSACCIONAL 

El empleador, sus representantes y sus terceros autorizados tienen prohibido violar o intentar violar la seguridad de la Zona Transaccional Portal Empleadores, por ende no podrán:

1. Acceder a información que no está dirigida o autorizada para operar o acceder.

2. Intentar probar la vulnerabilidad de la Zona Transaccional Portal Empleadores o de la red, sin la debida autorización, o violar las medidas de seguridad de autenticación.

3. Intentar interferir con los servicios prestados a un afiliado, empleador o tercero, servidor o red, incluyendo, pero sin limitarse al envío de virus a través de la Zona Transaccional Portal Empleadores. La violación de cualquier sistema de Red de seguridad puede resultar en responsabilidad civiles y penales.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y LINEAMIENTOS DE PRIVACIDAD

En Colfondos, nos interesa proteger los datos personales de nuestros titulares de la información, es por ello que garantizamos la seguridad y confidencialidad en el tratamiento de los datos personales y las operaciones que el empleador realice al interior de nuestra Zona Transaccional Portal Empleadores, lo anterior en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o Ley General de Protección de Datos Personales y aquellas que la complementen, modifiquen y/o la sustituyan.

En este sentido y en cumplimiento de la normativa vigente, le informamos que previo al ingresar y crear el usuario en nuestra Zona Transaccional Portal Empleadores, el empleador autoriza a Colfondos para recolectar, almacenar, usar, transmitir, circular y suprimir los datos personales de sus representantes legales, colaboradores y terceros autorizados para acceder a la Zona como: datos de contacto, datos laborales, datos financieros, patrimoniales y de carácter económico, entre otros datos necesarios que requiera Colfondos para hacer uso de los servicios de la Zona Transaccional. Lo anterior tiene como finalidad, darle a conocer al  empleador y a sus colaboradores o terceros autorizados, que sus datos personales podrán ser tratados por Colfondos o terceros autorizados para fines como: a) Generar la inscripción a la Zona Transaccional Portal Empleadores de Colfondos; b) Verificar la identidad de los usuarios que accedan a la Zona Transaccional Portal Empleadores y movimientos realizados dentro del mismo; c) Acceder a la información de los productos y servicios que ofrece Colfondos en su Zona Transaccional Portal Empleadores; d) Dar cumplimiento con la obligación legal y/o contractual relacionada con el o los productos adquiridos con Colfondos; d) Permitir notificar los accesos a la Zona Transaccional Portal Empleadores; entre otras más finalidades consagradas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Colfondos.

En virtud de algunas finalidades o actividades que Colfondos realiza sobre los datos personales de los titulares dentro de la Zona Transaccional Portal Empleadores, estas pueden estar siendo desarrolladas o ejecutadas por proveedores externos quienes eventualmente son encargados del tratamiento de datos personales debido al tipo de servicio u operación que prestan a Colfondos en su Zona Transaccional Portal Empleadores. Por el anterior motivo, Colfondos garantiza que estos proveedores o terceros actúen con apego a las medidas ya establecidas por Colfondos frente al tratamiento de datos personales, velando por el buen uso, protección y confidencialidad de los datos personales de los titulares.

Colfondos  en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y en búsqueda del bienestar, comodidad y seguridad de sus empleadores, ha tomado todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas necesarias para cumplir con las disposiciones normativas, políticas y procedimientos internos, así como lo establecido en su Política de Tratamiento de datos Personales, documento en el cual el titular puede conocer sus derechos como lo son el acceso, la rectificación, la cancelación u oposición de los datos personales de sus representantes, colaboradores y terceros autorizados; para el ejercicio de los mismos, los titulares pueden elevar solicitudes respetuosas a través de los diferentes canales de atención dispuestos en la Política de Tratamiento de Datos Personales, documento que es de público conocimiento y puede ser consultado en www.colfondos.com.co.

ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL USO DE LA ZONA TRANSACCIONAL PORTAL EMPLEADORES DE COLFONDOS

Para todos los efectos derivados de los presentes Términos y Condiciones, el empleador, sus representantes y terceros autorizados aceptan y se someten a las normas, reglamentos y lineamientos contenidos en la Zona Transaccional Portal Empleadores de Colfondos, así como las correspondientes a los reglamentos y contratos de los productos y servicios de Colfondos y a la legislación aplicable en la República de Colombia. El empleador acepta que Colfondos le notifique cualquier tipo de información, decisión o modificación de los procedimientos, las condiciones y los Términos y Condiciones sobre sus productos y servicios, a través de la página web de Colfondos o en su Zona Transaccional Portal Empleadores, o por cualquier canal habilitado y autorizado previamente por el empleador para tal efecto. Finalmente, el empleador declara que conoce, comprende y acepta de manera irrevocable el presente reglamento que rige el funcionamiento de la Zona Transaccional Portal Empleadores de Colfondos.