1. Selección de personal

Varias herramientas digitales ayudan a automatizar el proceso de contratación, desde la búsqueda y la selección de candidatos, hasta su incorporación a la empresa. Con esas herramientas se ahorra tiempo y la experiencia de selección del candidato es más dinámica.

En un mundo más digital, las empresas aprovechan los softwares de contratación y las bolsas de trabajo en línea. Se trata de un mercado en alza: el mercado de software de reclutamiento alcanzará los 3.000 millones de dólares en 2025, según la empresa de investigación de mercado Fortune Business Insights.

● Applicant Tracking Systems (ATS):
Herramienta de seguimiento de candidatos que reúne y gestiona los datos de posibles candidatos a partir de bolsas de trabajo, redes sociales o universidades, entre otras fuentes. El software verifica que los candidatos se adapten al cargo y excluye de la base de datos a quienes no encajan. Al software se le pueden agregar filtros que mejoren la selección.
El uso de este tipo de software reduce el costo de los procesos de selección hasta en 62% y el tiempo para contratar a un candidato hasta en 68%, de acuerdo con Bizneo HR. Amazon, Google, Intel y Facebook son algunas de las organizaciones que utilizan estas herramientas. Algunos de los ATS más conocidos son Greenhouse Software, Workday, Taleo y Bullhorn.
● CareerBuilder:
Es una bolsa de empleo en la que los candidatos se postulan para un cargo; la plataforma ayuda a los departamentos de recursos humanos en su selección y contratación.
Entre sus servicios hay encuestas de reclutamiento para filtrar entre los mejores candidatos. Con esa información y los requerimientos del cargo, coteja y presenta a los candidatos más destacados.
● ConveyIQ:
Permite agendar entrevistas con candidatos, realizarlas por videollamada y transcribirlas para que el equipo de recursos humanos pueda revisar los resultados; pone a disposición medios de contacto personalizados para enviar correos y mensajes, y provee datos interesantes de los candidatos. Entre sus clientes se encuentran The New York Times, Airbnb y Zappos.

2. Capacitación

Mejorar el conocimiento y las habilidades de los colaboradores es una prioridad para las organizaciones: permite optimizar el desempeño de las personas y prepararlas para futuras tareas.

Para los empleados es una de las políticas laborales más importantes: sienten que la empresa se preocupa por su aprendizaje y que los hace crecer durante la relación laboral. En el mundo digital es todavía más importante aprender y tener acceso a herramientas de última generación.

Que la capacitación se haga digitalmente tiene varios beneficios: es rentable (los colaboradores no tienen que movilizarse); los colaboradores obtienen conocimientos sobre tecnologías digitales; ahorra tiempo y es flexible, pues permite que los empleados participen según su horario y disponibilidad.

● Moodle:
Es una plataforma de aprendizaje virtual (LMS, por sus siglas en inglés) en la que la empresa puede organizar y subir contenido para sus colaboradores (cursos, documentos, foros de debate, cuestionarios, videos, etc.).
En las plataformas LMS la empresa crea el contenido y las estrategias de aprendizaje, mientras que Moodle es la infraestructura que permite que las personas accedan a los módulos de formación y a las tareas.
● Coursera:
A diferencia de Moodle, Coursera es una plataforma que ya desarrolla cursos en línea generales y especializados, según las necesidades de cada empresa. Es la favorita de organizaciones como Google, IBM, L’oreal, P&G y Novartis.
La formación que ofrece Coursera puede ser sencilla (cursos sobre algún tema, habilidad o herramienta) o compleja y larga, con certificados y títulos universitarios. Coursera desarrolla los cursos de capacitación y formación que necesiten las empresas, en cualquier tema.
● Blackboard Learn:
Al igual que Moodle, es una LMS a disposición de las empresas para capacitar a sus empleados. Cuenta con una interfaz moderna que incluye herramientas de flujo y seguimiento para que los inscritos puedan medir sus avances. Se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo e incluye herramientas interactivas para hacer exámenes y colaborar.

3. Motivación y retención de los colaboradores con ludificación

La ludificación es la aplicación a los objetivos laborales de técnicas y mecánicas propias de los juegos. Su principal función es motivar a los empleados para que cumplan sus labores de forma más dinámica y con entusiasmo, porque les permite competir, evaluar su desempeño y conseguir beneficios.

Las herramientas de ludificación más comunes incluyen tablas de clasificación de equipos según sus puntuaciones, barras para medir el progreso y desafíos según los objetivos y las tareas del colaborador.

Según una investigación de Medium, 90% de los colaboradores son más productivos cuando usan la ludificación y 72% sienten que es una forma para motivarse a trabajar más arduamente.

Además de afianzar el compromiso de los empleados y de retenerlos, la ludificación también puede usarse para entrenarlos y para mejorar la comunicación en los equipos de trabajo.

● Microsoft Dynamics 365:
Herramienta de ludificación que organiza competiciones individuales y en equipos. Los empleados obtienen recompensas, como premios, reconocimientos y privilegios por obtener buenos resultados en el juego, que se traducen en un mejor desempeño en el trabajo.
● Kahoot!:
Permite crear juegos para grupos sobre cualquier tema. Es totalmente personalizable en términos de idioma, niveles, dispositivos y edades. Incluye tablas de clasificación por rondas, recompensas e indicadores de desempeño.
● Mambo.Io:
La plataforma tiene un sistema de juego y seguimiento de los jugadores que proporciona recompensas, notificaciones, puntos y flujos de actividad. Su misión es aumentar la lealtad de los colaboradores mediante incentivos.

4. Gestión de nómina

Los departamentos de gestión humana pueden beneficiarse con las plataformas de gestión de nóminas. Estas ayudan a automatizar procesos que requieren tiempo, esfuerzo y rigor, como órdenes de pagos, sistemas de seguimiento de vacaciones y reincorporaciones, canales de comunicación, tramitación de permisos y documentos públicos, entre otros.

● Factorial:
Un software para programar contratos, nóminas, pagos, vacaciones, permisos laborales y seguros. Tiene funciones especiales para el teletrabajo, versiones gratuitas para probar su funcionamiento y versiones por las que se paga.
● SesameTime:
Trabaja con organizaciones como Ikea, Puma y el Insuto Cervantes, entre las más de 3.000 que han contratado su servicio. Programa vacaciones, controla horarios de trabajo y gestiona proyectos.
● Sage NominaPlus:
Un software dedicado al control administrativo de los colaboradores, como pago de nóminas, liquidación de impuestos y registro de incidencias administrativas. Tiene un sistema que se adapta a las necesidades de los departamentos de recursos humanos.

5. Evaluación de desempeño

Entre las tareas más importantes de coordinar equipos de trabajo se encuentra evaluar la productividad de los empleados. En este sentido, existen herramientas con indicadores para monitorear el desempeño que recogen datos en tiempo real de las fortalezas y las debilidades de los colaboradores.

Este tipo de información es necesaria porque ayuda a gestionar el talento, entender los factores de la productividad de los colaboradores y crear estrategias para aprovechar mejor el tiempo.

● Timecamp:
Ayuda a los empleados a aprovechar con eficiencia su tiempo. Una aplicación evalúa las actividades, ofrece datos para suprimir tareas improductivas, da una visión detallada del desempeño del colaborador o el equipo, y controla el tiempo en que se ejecutan las actividades.
● Toggl:
Planifica las tareas, reporta los tiempos y el desempeño general de su ejecución y ofrece información detallada de las personas que las cumplieron, con un análisis de las habilidades de cada una y los aspectos que necesitan mejorar. Esa información se almacena en flujos de trabajo de su propia plataforma colaborativa, en una aplicación móvil y en una extensión para computadora. Entre sus clientes figuran Adobe, Amazon, Google, Salesforce, Deloitte y Microsoft.

6. Comunicación interna

Con el teletrabajo y la digitalización la comunicación entre los equipos de trabajo es cada vez más necesaria. De hecho, no solo se trata de mantener la comunicación sino de hacerlo desde un solo lugar, para que los empleados no se sientan perdidos.

Los gestores recomiendan una comunicación centralizada: es más eficaz y productiva y evita enviar mensajes innecesarios. Por ello necesitan un sistema de comunicación interna sencillo y fácil de usar, capaz de integrar todas las plataformas, los programas o los aspectos de la comunicación interna. Lo ideal es escoger la plataforma que más se adapte a sus necesidades y que tenga una interfaz comprensible.

● Yammer
Desarrollada por Microsoft, es una red de comunicación interna para organizar reuniones corporativas y de aprendizaje, y crear plataformas de debates, todo en una sola interfaz. La utiliza el 85% de las empresas de la lista Fortune 500.
● GoToConnect
Plataforma que reúne videoconferencias, mensajes de texto y chat en una sola aplicación disponible para computadores y dispositivos móviles. Las comunicaciones se gestionan en la nube; incluye herramientas para el trabajo en equipo.
● Confluence
Un software de trabajo remoto y comunicación interna que incluye el directorio de la organización, un feed para compartir información, asignaciones de metas y proyectos, y comunicación directa con todos los empleados. Permite integrar otras herramientas como Slack, Trello, Dropbox y Google Drive.

Aunque se reforzó con la llegada del covid-19 y el trabajo a distancia, el uso de herramientas digitales para facilitar la gestión de talento humano es una tendencia que ha ganado fuerza con los años por sus múltiples beneficios. Entre ellos están ahorrar tiempo y dinero, optimizar la captación y la retención de talento, capacitar a los colaboradores, motivarlos con herramientas de ludificación y evaluar su rendimiento, mantener una buena comunicación interna, y automatizar las tareas de gestión de nómina, pagos, vacaciones, ausencias, contratos, entre otras.

5 Puntos principales

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