TÉRMINOS Y CONDICIONES – ASISTENTE VIRTUAL DE COLFONDOS S.A.

Versión 1 - Fecha de actualización: 28 de octubre de 2026

1. Aceptación de los Términos

Estos Términos y Condiciones regulan el uso del asistente virtual de Colfondos S.A. Pensiones y Cesantías – ACCAI, disponible en el sitio web www.colfondos.com.co y la línea de WhatsApp de Colfondos +57 3103002888.

2. ¿Quién puede usar el Asistente Virtual?

El Asistente Virtual está disponible sin costo para afiliados, no afiliados, pensionados, beneficiarios, empleadores y/o usuarios de la plataforma de Colfondos (en adelante “los Usuarios” o “el Usuario”).

Si actúas en nombre de un tercero, declaras que cuentas con autorización para hacerlo.

3.Canales de atención

Si tienes alguna consulta sobre los presentes Términos y Condiciones, no dudes en comunicarte con nosotros a través de los siguientes canales:

• Colfondos S.A. Pensiones y Cesantías - ACCAI
• NIT. 800.149.496-2
• Dirección: Calle 67 #7 – 94, Torre Colfondos, Bogotá D. C., Colombia.
• Línea nacional: +57 01 8000 5 10000
• Bogotá +57 601 748 48 88
• Barranquilla +57 605 386 98 88
• Bucaramanga +57 607 698 58 88
• Cali +57 602 489 98 88
• Cartagena +57 605 694 98 88
• Medellín +57 604 604 28 88

También puedes contactarnos a través de:

• Nuestra red de oficinas a nivel nacional: Red de oficinas y horarios de atención | Colfondos
• Nuestro sitio web www.colfondos.com.co ingresando al canal “Contáctenos” o al botón “PQRs”

4. ¿Para qué sirve el Asistente Virtual?

El Asistente está diseñado principalmente para:

• Brindarte información y orientación sobre los productos, servicios y trámites de pensiones obligatorias, pensiones voluntarias y cesantías.
• Permitirte consultar información de tus productos (p. ej., certificados, consultas de saldos e historia laboral, entre otros).
• Identificar tu tipo de usuario (por ejemplo, afiliado, pensionado, empleador o no afiliado) para mostrarte opciones acordes con tu perfil y restringir el acceso a la información según corresponda.
• Omnicanalidad: continuidad del servicio entre canales (p. ej., web y WhatsApp), cuando el Usuario lo autorice.
• Derivación/transferencia de la atención a otro canal de Colfondos cuando lo solicites o cuando sea necesario para completar la gestión.

5. Lo que el Asistente Virtual NO hace

Para protegerte y evitar confusiones:

• El Asistente Virtual entrega información general y orientativo. No reemplaza la asesoría especializada, no sustituye la doble asesoria y no modifica condiciones contractuales o legales de tus productos
• El Asistente Virtual puede no responder o redirigir cuando la solicitud requiera validaciones, análisis particular o revisión por un canal especializado.
• Si detectamos temas sensibles (por ejemplo, datos de salud) o riesgos de seguridad, el Asistente Virtual podrá pedirte usar un canal alterno.

6. Seguridad: qué NO debes compartir

Colfondos S.A. no te pedirá por este chat: contraseñas, códigos de verificación (OTP), claves, ni información equivalente y tampoco te solicitará pagos o transferencia de dinero

Tú te comprometes a no enviar esos datos. Si los compartes, lo haces bajo tu responsabilidad.

Verifica siempre que estás conversando por los canales oficiales de Colfondos: el sitio web www.colfondos.com.co y la línea de WhatsApp 3103002888.

7. Menores de edad:

El Asistente Virtual puede ofrecer información general a menores de edad. Sin embargo, para trámites, PQRS o consultas asociadas a cuentas y datos personales, Colfondos S.A., requerirá el acompañamiento del representante legal o adulto autorizado, con el fin de proteger los datos del menor y aplicar salvaguardas reforzadas.

8. Aviso de Privacidad General

Colfondos S.A. Pensiones y Cesantías - ACCAI, entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, identificada con NIT 800.149.496-2 y domicilio en la Calle 67 No. 7-94 de Bogotá D.C., actúa como responsable del tratamiento de tus datos personales. Puedes contactarnos a través de los canales indicados en el numeral 2 del presente documento.

Tus datos serán tratados de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, con las finalidades dehttps://www.colfondos.com.co/ i) atender tus consultas y solicitudes a través del Asistente Virtual; ii) gestionar los productos y servicios que tienes con Colfondos; iii) validar tu identidad y tu tipo de usuario; iv) cumplir obligaciones legales y regulatorias; v) evaluar la calidad de la atención y mejorar el funcionamiento del Asistente Virtual; vi) realizar análisis de mercado y estudios de riesgo; y viii) las demás finalidades descritas en la Política de Protección de Datos Personales, disponible en www.colfondos.com.co.

Para seguridad, trazabilidad, prevención de fraude y mejora del servicio, Colfondos podrá registrar información técnica como dirección IP, logs y metadatos de operación, conforme a nuestra Política de Protección de Datos Personales y principios de minimización.

Como titular, tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, así como a revocar la autorización otorgada, y presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

Nota: El suministro de datos sensibles es voluntario y requiere autorización previa, expresa e informada.

9. Aviso de Privacidad aplicable a menores de edad

Colfondos S.A. Pensiones y Cesantías - ACCAI, identificada con NIT 800.149.496-2, es responsable del tratamiento de tus datos personales. Trataremos únicamente los datos necesarios para cumplir las obligaciones legales derivadas de tu afiliación al Sistema General de Pensiones, tales como administrar tu cuenta, construir tu historia laboral, entregarte tu extracto, gestionar aportes y reconocer las prestaciones a que tengas derecho.

Este tratamiento se realiza por mandato legal (Ley 100 de 1993 y Ley 1581 de 2012, art. 10, lit. b).

No usaremos tus datos para mercadeo, ofertas comerciales, ni cesión a terceros con fines distintos. Cualquier finalidad adicional solo se realizará con autorización previa y verificable de tu representante legal, escuchando tu opinión.

Tus derechos: conocer, actualizar y rectificar tus datos, solicitar prueba de la autorización cuando aplique, ser informado sobre su uso, presentar quejas ante la SIC y acceder a tus datos de forma gratuita. Puedes ejercerlos en y conocer nuestra Política de Protección de Datos Personales a través del sitio www.colfondos.com.co.

Nota: El suministro de datos sensibles es voluntario y requiere autorización previa, expresa e informada.

10. Omnicanalidad e historial de conversación

Para garantizar continuidad y trazabilidad entre canales (p. ej., web y WhatsApp), Colfondos puede conservar el historial de tus conversaciones, solo si tú lo autorizas cuando corresponda.

Sin perjuicio de lo anterior, Colfondos conservará el registro de las conversaciones con fines de seguridad, trazabilidad, atención de PQRS, auditoría de calidad y mejora del servicio.

11. Proveedores y transmisión de datos

Colfondos S.A. podrá apoyarse en proveedores para operar el Asistente Virtual, incluidos proveedores de servicios de inteligencia artificial y de mensajería, quienes actuarán como encargados del tratamiento bajo acuerdos de transmisión y medidas de seguridad, confidencialidad y uso restringido de la información, de modo que no podrán usarla para fines propios.

12. Uso adecuado del Asistente Virtual

Al usar el Asistente Virtual, te obligas a:

• No enviar contenido ilícito, ofensivo, fraudulento o que vulnere derechos de terceros.
• No introducir ni intentar introducir código malicioso (virus, troyanos, phishing u otros) ni realizar acciones que afecten la seguridad o disponibilidad del servicio.
• No intentar manipular el funcionamiento del Asistente Virtual, por ejemplo, mediante instrucciones diseñadas para alterar sus respuestas o eludir sus controles.Responder por la veracidad de la información que compartas.

13. Calidad de la información y responsabilidad

Colfondos S.A. procura ofrecer respuestas claras, útiles y actualizadas. Sin embargo, por tratarse de una herramienta automatizada, sus respuestas pueden contener imprecisiones o estar incompletas. En caso de duda, podrás solicitar derivación a otro canal de atención.

14. Disponibilidad del servicio

El Asistente Virtual puede estar disponible de forma continua o por ventanas definidas, pero en todo caso su operación está sujeta a: mantenimientos, actualizaciones, capacidad técnica y disponibilidad de integraciones. Colfondos S.A. podrá interrumpir, suspender o restringir temporalmente el servicio para proteger la seguridad y continuidad.

15. Propiedad intelectual

Los contenidos, diseños, textos, flujos conversacionales, marcas y demás elementos del Asistente Virtual son propiedad de Colfondos S.A. o de sus licenciantes y están protegidos por la normativa aplicable. No se autoriza su reproducción o uso no permitido.

16. Uso responsable de inteligencia artificial

Para brindarte una mejor atención, el Asistente Virtual es impulsado por inteligencia artificial (IA). Esto significa que las respuestas que recibes en este chat son generadas de forma automática y no por una persona.

Colfondos utiliza esta tecnología de manera responsable con supervisión humana y con sujeción a las normas de protección de datos personales aplicables.

El tratamiento de tus datos en el marco del uso de IA se realiza conforme a nuestra Política de Protección de Datos Personales y al aviso de privacidad del numeral 9, respetando las finalidades autorizadas o legalmente permitidas, la seguridad y confidencialidad de la información y tus derechos como titular. La orientación del Asistente Virtual está sujeta al alcance y las limitaciones previstos en estos Términos y Condiciones.

El asistente virtual no adopta decisiones sobre el reconocimiento de prestaciones, la aprobación de solicitudes ni otras decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre ti.

17. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos y el uso del Asistente Virtual se rigen por las leyes de la República de Colombia.

18. Cambios a estos Términos

Colfondos S.A. podrá modificar estos Términos y Condiciones cuando sea necesario. La versión vigente estará disponible en www.colfondos.com.co. Si continúas usando el chat, se entiende aceptada la versión actualizada.